Address guide Version 1.2

Axel Kielhorn

1. November 1999

1 Einleitung

Anfang 1996 kam in comp.text.tex die Frage nach einer Adressdatenbank auf Basis von BibTEX auf. Die einzige Antwort kam von Gerd Neugebauer, der 1994 ein Datenbankformat definiert hat und mit Hilfe einer bst und einer tex Datei daraus ein recht komplexes Datenbanksystem gebaut hat.

Das Datenbankformat hat mir sehr gut gefallen, die Styles hatten nur einen Nachteil, sie waren nicht zu dir.tex bzw. scrlettr.cls kompatibel.

2 Ein bib nach adr Konverter

Um nicht alle Arbeiten doppelt zu machen, wollte ich das von Frank Neukam entwickelte adr Format weiterbenutzen. Also mußten die Informationen aus der Datenbank entsprechend aufbereitet werden. Das Sortieren der Einträge übernimmt dann BibTEX.

Da ich mich bereits früher mit BibTEX Programmierung beschäftigt habe, war bereits nach einem Nachmittag der erste BibTEX Style fertig. Natürlich ohne Kommentare und Anleitung. Dementsprechend gering war auch das Interesse an den Dateien.

Nachdem auch das Problem mit dem \adrchar gelößt war, kam der Wunsch nach einem Geburtstagskalender auf. Da es sehr viele verschiedene Möglichkeiten gibt, ein Datum zu schreiben, habe ich ein zusätzliches Feld für das numerische Geburtsdatum definiert. Das läßt sich maschinell viel einfacher auswerten und läßt auch Geburtstage wie ”Vorletzter Januar“ oder ”Ostersonntag“ zu. (obwohl es bei letzterem Schwierigkeiten beim Sortieren geben dürfte) Inzwischen gibt es noch einen email Style, der anstelle der Telephonnummer die e-mail Adresse ausgibt. Da Adressen im Maus-Netz Unterstriche enthalten können, muß der Unterstrich in dem Style deaktiviert werden.

3 Endspurt

Anfang 2000 soll eine neue KOMA-Script-Version herauskommen. Da Markus wenig Zeit hat, bat er mich, die Bibstyles zur Adressverwaltung als eigenständiges Paket herauszubringen. Dies ist daher die erste Version die unabhängig von KOMA-Script erscheint. Das ADRconv-Paket besteht zur Zeit aus 4 BibTeX-Programmen:

adrconv Ein Konvertierer zum Erstellen von Adressbüchern.

adrfax Ein Konvertierer zum Erstellen von Faxbüchern.

birthday Ein Konvertierer zum Erstellen von Geburtstagslisten.

email Ein Konvertierer zum Erstellen von E-Mail Verzeichnissen.

4 Anwendung

BibTEX erwartet eine aux-Datei aus der es Informationen über die zu verwendende Datenbank und den gewünschten Bibstyle herausließt. Im einfachsten Fall läßt sich so eine Datei von Hand erstellen:

    \citation{*}
    \bibstyle{addrconv} % oder adrfax, birthday, email
    \bibdata{example}   % koennen auch mehrere Dateien sein

\citation{*} wählt alle Einträge der Datenbank aus, \bibstyle den gewünschten Stil und \bibdata die Datenbank(en). Es können auch mehrere Datenbanken gleichzeitig ausgewählt werden. Dadurch kann man private und berufliche Adressen in unterschiedlichen Datenbanken pflegen und bei Bedarf eine gemeinsame Adressliste erstellen.

Die von BibTEX erstellte bbl Datei muß dann nur noch in adr umbenannt werden und schon kann sie mit dir.tex in ein Adressbuch umgewandelt werden. Das beiligende adrdir.tex enthält eine etwas modifizierte Version von dir.tex. Diese Version kann über Konfigurationsdateien für verschiedene Formate angepaßt werden:

adrdir Das Originalformat aus dir.tex, die Einzelseiten sind DIN A6 groß und können so platzsparend auf DIN A4 ausgedruckt werden.

adrschmal Ist ein etwas schmaleres Format, das in viele Taschenkalender paßt, z. B. in den Kalender den mir meine Sparkasse jedes Jahr schenkt.

adrplaner Diese Woche hatte Aldi einen Taschenkalender im Angebot, wie üblich auch mit Adressbuch. Aber warum soll ich jetzt alle Adressen von Hand eintragen, also mußte eine neue Konfigurationsdatei her. Die sollte problemlos auch in andere Organizer passen. (Ich würde mich über Rückmeldungen freuen.)

In den Konfigurationsdateien befinden sich auch die Parameter für DVIDVI, damit man die Einzelseiten problemlos auf ein Blatt A4 verteilen kann.

5 Das Datenbankformat

@address{RalfK,
   name =         {Ralf Kielhorn},
   title =        {MdE},
   organization = {nicht organisiert},
   city =         {Braunschweig},
   country =      {D -},
   zip =          38118,
   street =       {Stra{\ss}e des 17.~Juni 17},
   phone =        {0531 / 12 34 56},
   fax =          {0531 / 65 34 21},
   mobile =       {0171 / 34 56 78},
   url =          {http://www.kielhorn.de/ralf/index.html}
   email =        {Ralf{@}kielhorn.de},
   key =          {Rki},
   birthday =     {05.08.1969},
   nbirthday =    0805,
}

Die ADRconv Bibstyles benutzen den @address Typ, der von ”normalen“ Bibstyles nicht verwendet wird. Dadurch ist es möglich, Adressen in eine normale Datenbank zu integrieren. (Z. B. die Adresse eines Authors oder Verlages). Version 1.2 des Formates benutzt folgende Felder:

name Der Name im normalen BibTEX Format: Vorname von Nachname

title Akademischer Titel oder ähnliches (Wird z. Zt. nicht unterstüzt)

organization Organisation, Firma, Gewerkschaft, Verein (Wird z. Zt. nicht unterstüzt)

city Stadt

country Das Länderkennzeichen (Wird z. Zt. nicht unterstüzt)

zip Postleitzahl (ZIP-Code ist die US Bezeichnung)

street Straße

phone Telephonnummer

mobile Zweite Telephonnummer, z. B. für Mobiltelephon

fax Telfaxnummer, wird von adrfax.bst zum Erstellen eines Telefaxbuches verwendet.

email E-mail Adresse, wird von email.bst zum erstellen eines E-mail Verzeichnisses benutzt. url Ein Link auf die Homepage. Hier wäre jetzt ein Konverter nach HTML

gefragt. key Das Kürzel unter dem der betreffende Name in scrletr aufgerufen werden

kann note Notiz (Wird z. Zt. nicht unterstüzt) birthday Geburtstagstext, so wie er gedruckt wird nbirthday Numerischer Geburtstag, wird zum Sortieren verwendet. Format:

Monat zweistelig Tag zweistellig (MMDD)

6 Disclaimer

Die angegebenen Adressen und Telephonnummern sind natürlich nicht echt.